نشأة وتطور الإدارة:
في زمن سابق على ولادة جامعة الملك عبد العزيز الأهلية عام (1387هـ)، وعند بدء الإعداد لإنشاء الجامعة كان التخطيط حاضراً وتمثل ذلك في لجنة سميت آنذاك "لجنة التخطيط" عام (1384هـ) و تطور الأمر فتحولت هذه اللجنة إلى إدارة للتخطيط والمشاريع عام (1387هـ) ثم أنشأت الإدارة العامة للتخطيط والميزانية والمتابعة بالجامعة بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (1368) وتاريخ (22 شعبان 1396هـ) لتتولى كامل مسؤولياتها كإدارة عامة تخطيطه تنفيذيه تتبع معالي مدير الجامعة مباشرة، وتعاونه في كل ماله صلة بشؤون الخطة والميزانية.
ومع التطورات المستمرة لمواكبة النهضة وتعزيز الدور القيادي للمرأة ومساندتها في جميع الأعمال الإدارية والمالية كانت الحاجة لتكليف نائبة لمدير عام التخطيط والميزانية والمتابعة بالقرار الإداري رقم (3495/ق) وتاريخ (6 ربيع الأول 1435هـ) لتتولى كافة مهام ومسؤوليات الإدارة بشطر الطالبات.
وبصدور قرار مجلس الوزراء الموقر رقم )362( بتاريخ )1رمضان 1437هـ (القاضي بالموافقة على برنامج التحول الوطني 2020 المنبثق من رؤية المملكة العربية السعودية 2030 من خلال برقية الديوان الملكي رقم )42649( بتاريخ )3 رمضان1437هـ( والموجهة إلى معالي وزير التعليم برسالة رقم (26147) وتاريخ (18ربيع الثاني 1438هـ)، كانت الحاجة لإنشاء وحدة في الجامعة بالقرار الإداري رقم (6575/ق) وتاريخ (22 جمادى الأولى1439هـ) بمسمى "وحدة ترشيد الإنفاق ورفع الكفاءة التشغيلية" وتكليف مشرف عام لها يتولى تطبيق مبادئ ترشيد الإنفاق كمنهج أساسي بما يحقق أهداف الجامعة بأعلى كفاءة وترتبط هذه الوحدة بمعالي مدير الجامعة مباشرة0
ثم صدر قرار معالي مدير الجامعة رقم 4221/ق وتاريخ6/4/1440هـ بتعديل مسمى وحدة ترشيدالانفاق ورفع الكفاءة التشغيلية الى " وحدة تحقيق كفاءة الإنفاق".
استراتيجية الإدارة
رؤيتنا:
الريادة محلياً في تنفيذ الميزانية لتحقيق استدامه مالية برفع كفاءة الإنفاق وترشيده في إطار الموازنة العامة للدولة وفق برنامج التحول الوطني 2020 ورؤية 2030.
رسالتنا:
دعم ومساندة قطاعات الجامعة لتوجيه النفقات وتنفيذ سياسات وتعليمات الميزانية المعتمدة من وزارة المالية وفق برامج تحقيق التوازن المالي من خلال تطبيق الأنظمة المالية من خلال منصة الخدمات المالية (etimad) المنبثقة من رؤية المملكة 2030 ،
قيمنا ومبادئنا:
نحن في إدارتنا نعمل على أداء المهام المناطة بنا على أكمل وجه ابتغاء طاعة الله أولاً ثم تنفيذاً لتوجيهات الإدارة العليا ثانياً وتحقيقاً لرؤية مملكتنا الشامخة ورؤيتها الداعمة 2030 وذلك من خلال مجموعة من القيم الأساسية القائمة على مبادئ الدين الإسلامي الحنيف وتتمثل في:
- النزاهة: الإلتزام بأسمى القيم الأخلاقية والتحلي بخصال الأمانة والإخلاص وتحقيق العدالة في برمجة احتياجات القطاعات وفق الأولوية.
- الشفافية: توفير البيانات والمعلومات والإفصاح عنها الكترونيا لذوي الاختصاص بشكل متكامل ودقيق وفي الوقت المناسب.
- الاحترام: حسن الخلق والاحترام والتقدير للجميع.
- التعاون: العمل بروح الفريق بين منسوبي الإدارة والقطاعات ذات العلاقة بالشطرين.
- أخلاقيات العمل: تعزيز بيئة عمل ديناميكية ذات أخلاق مهنية ومهارات إدارية ومالية عالية، تقدر الزمالة والمناقشات الإيجابية لخدمة قطاعات الجامعة وأهداف الوطن.
- الجودة والتطوير: الإلتزام بجودة الأداء ودقة التنفيذ والتقويم المستمر في جميع أعمالنا الإدارية والمالية والتشغيلية وميكنة الإجراءات.
- استدامة الموارد: المحافظة على استمرارية مكتسبات الجامعة ومواردها المؤسسية مثل الموارد( البشرية والمالية والمادية والتقنية والبيئية)التي تدعم تنفيذ السياسات وتحقق كفاءة الإنفاق في إطار ميزانية الدولة.
أهدافنا:
- دعم رؤية المملكة 2030بتحقيق أهدافها الفرعية المنبثقة من الهدف العام "تعزيز فاعلية الحكومة"
- دور الإدارة في تحقيق استدامة مالية للجامعة بالحفاظ على معدلات دين منخفضة وذلك من خلال عدم ترحيل أي مستحقات مالية للسنة المالية التالية.
- أن تصبح الإدارة العامة للتخطيط والميزانية والمتابعة جهة استشارة محلية للعمليات الإدارية والمالية في مجالات كفاءة الإنفاق والموازنة وذلك من خلال خبراتها المكتسبة من الإشراف على الجامعات المنبثقة من جامعة المؤسس وتدريب منسوبيها.
- استحداث آليات متطورة لقياس أداء الصرف للنفقات والبرامج والمشاريع وفق برامج "تحقيق التوازن المالي".
- أتمتة تبادل البيانات بين الجامعة والأجهزة الحكومية ذات العلاقة باستخدام الأنظمة الإلكترونية وغيرها لتعزيز الشفافية في القطاعات الحكومية ضمن أهداف رؤية 2030
- ميكنة جميع التقارير وتطوير الخدمات الإلكترونية بما يساهم في تحقيق هدف تطوير الحكومة الإلكترونية.
- الإسهام في نشر وزيادة الوعي بتحقيق كفاءة الإنفاق وتنمية الإيرادات في الجامعة بما يتوافق مع الخطط والبرامج والقرارات ذات الصلة من خلال ضوابط الميزانية ووسائل الاتصال الأخرى.
- تطوير الأدوات والمنهجيات والأساليب اللازمة لرفع كفاءة الإجراءات والعمليات الإدارية والمالية.
- الانطلاق نحو التميز عبر تطبيق نظام إدارة الجودة (ISO9001-2008) بفاعلية.
- خلق بيئة عمل فاعلة تتصف بالتميز في الأداء والدقة في الإنجاز
مهام إدارتنا:
- تمثيل الجامعة أمام الجهات الحكومية ذات العلاقة فيما يخص الميزانية وتحقيق كفاءة الإنفاق وأنظمة تحقيق التوازن المالي.
- تلقي ميزانية الجامعة من وزارة المالية وتلخيصها وعرضها لمعالي مدير الجامعة لإعتمادها.
- اعداد الضوابط والسياسات التي تسهم في تحقيق كفاءة الإنفاق ورفع الكفاءة التشغيلية بقطاعات الجامعة.
- تبليغ كافة قطاعات الجامعة بتعليمات وسياسات الميزانية الواردة من وزارة المالية بعد اعتماها للعمل بها.
- اعداد مشروع الميزانية السنوية بما يتماشى مع الخطة الخمسية والاحتياجات الفعلية للجامعة وما يحقق أهدافها الاستراتيجية طبقا لقواعد إعداد الميزانية ونماذجها التي تصدر من وزارة المالية.
- نشر وزيادة الوعي بدور مركز كفاءة الإنفاق وتنفيذ ميزانية الجامعة في حدود الأسقف المعتمدة من ميزانية الدولة وفق لوائح وأنظمة وزارة المالية بما يتماشى مع رؤية المملكة 2030
- برمجة النفقات العامة من الميزانية السنوية المعتمدة للجامعة بناء على تصنيفات وزارة المالية ووفقاً لإعتماد كل نفقة.
- دراسة وتحليل تفاصيل الإنفاق والممارسات التشغيلية والرأس مالية بالجامعة لتحديد فرص تحقيق كفاءة الإنفاق وتحديد العجز والوفورات المترتبة عليها في ميزانية الجامعة.
- المساهمة الفعالة مع كافة قطاعات الجامعة لدراسة احتياجات القطاعات المختلفة من النفقات ووفق أولوية الإحتياج.
- التنسيق مع الإدارات والوحدات المختصة بالجامعة في دراسة ما تدعو الحاجة إليه من اعتمادات مالية.
- الإشراف العام على تفاصيل الإنفاق من الميزانية المعتمدة وذلك من خلال الوسائل الإلكترونية.
- منح الصلاحيات واعتماد العقود والتعميدات والمناقلات المالية من خلال منصة اعتماد.
- رفع تقارير دورية عن الإنجازات والمعوقات وتحديد متطلبات العمل.
- إعداد قرارات المناقلات وفق الأنظمة المبلغة للجامعة من وزارة المالية في مجال الميزانية.
- اعداد جداول وبيانات التنفيذ للإرتباطات المالية على ضوء ما هو معتمد في الميزانية وحسب مراكز التكلفة المعتمدة لكل قطاع من قطاعات الجامعة.
- تمكين قطاعات الجامعة من الاطلاع على الارتباطات المالية من خلال(الحالة المالية) بنظام أنجز كلاً فيما يخصه.
- تنفيذ الإرتباطات المالية من الميزانية المعتمدة وفقا للأنظمة واللوائح والتعاميم والقرارات الصادرة بشأنها.
- اصدار التعاميم والقرارات اللازمة لتنفيذ الميزانية وفقا للوائح الصادرة من وزارة المالية.
- متابعة تنفيذ القرارات ذات الصلة بمهام وأعمال الإدارة بناء على السياسات والضوابط والخطط والبرامج التي من شأنها تنفيذ الميزانية وفق الإجراءات النظامية.
- اعداد تقرير الإنجاز للجامعة وماحققته القطاعات خلال عام مالي.
- إعداد تقرير متابعة الوضع الراهن للخطة الخمسية.
- إعداد مشروع الخطة الخمسية بالتنسيق مع وزارة الإقتصاد والتخطيط.
- إعداد تقرير تشكيلات الوظائف السنوي.
- اعداد التقرير المالي السنوي ورفعه إلى المقام السامي بعد اعتماده من معالي مدير الجامعة.
- السعي لتطوير الكادر البشري بالإدارة بحضور ورش العمل والدورات التدريبية في الشطرين كلا فيما يخصه.